Bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong Excel từ trên xuống dưới hoặc từ dưới lên trên nhưng chưa biết thực hiện như thế nào? Bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm Rank trong Excel một cách đơn giản nhất.
Hàm Rank là gì? Trường hợp nào cần sử dụng?
Hàm xếp hạng trong Excel là hàm dùng để sắp xếp, phân loại dữ liệu, số liệu. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp, phân loại dữ liệu từ trên xuống dưới hoặc từ dưới lên trên.
Các trường hợp cần sử dụng chức năng Rank :
- Khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu từ trên xuống dưới .
- Khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu từ dưới lên trên .
Hướng dẫn sử dụng hàm Rank trong Excel để xếp hạng
Công thức hàm xếp hạng trong Excel
Công thức hàm xếp hạng:
Hàm RANK có công thức: =RANK(number,ref, [order])
Trong đó :
- Number: giá trị cần phân loại trong khối.
- Tham chiếu: Danh sách, khối dữ liệu cần sắp xếp.
- Order: Thứ tự sắp xếp, kiểu sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần). Trường hợp order = 0 (hoặc không có tham số này) sẽ tính từ trên xuống dưới. Và order=1 sẽ sắp xếp từ dưới lên trên.
Sắp xếp thứ tự từ cao xuống thấp
Ví dụ: Mình có bảng tổng hợp số ngày làm việc của nhân viên và mình sẽ dùng hàm RANK để xếp hạng từng nhân viên từ trên xuống dưới.
- Bước 1: Tại ô đầu tiên của cột Xếp hạng > Nhập công thức sau:
=Xếp hạng(B2,$B$2:$B$5,0)
Trong đó:
- B2: là số dùng để tìm cấp bậc (số ngày làm việc của nhân viên đầu tiên).
- $B$2:$B$5: là danh sách các số tương ứng với cột Số ngày làm việc. Bạn kéo từ B2 sang B5 rồi nhấn F4 để sửa.
- 0: được sắp xếp theo thứ tự tăng dần (số ngày làm việc cao nhất sẽ xếp thứ 1).
- Bước 2: Sau khi nhấn enter ta được kết quả là 4, nghĩa là nhân viên Nguyễn Văn A được xếp thứ 4 với 2 ngày làm việc.
- Bước 3: Để xem kết quả của các ô còn lại, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới cùng của ô chứa kết quả ở trên cho đến khi xuất hiện dấu cộng thì click đúp vào bên dưới là xong.
- Bước 4: Và đây là kết quả:
Lưu ý: Nếu có số giống nhau sẽ có thứ hạng giống nhau và sẽ ảnh hưởng đến thứ hạng sau này.
Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Ví dụ: Mình có bảng tổng hợp số ngày làm việc của nhân viên và mình sẽ dùng hàm RANK để xếp hạng từng nhân viên từ thấp đến cao.
- Bước 1: Tại ô đầu tiên của cột Xếp hạng > Nhập công thức:
= RANK(B2,$B$2:$B$5,1)
Trong đó:
- B2: là số dùng để tìm cấp bậc (số ngày làm việc của nhân viên đầu tiên).
- $B$2:$B$5: là danh sách các số tương ứng với cột Số ngày làm việc. Bạn kéo từ B2 sang B5 rồi nhấn F4 để sửa.
- 1: được sắp xếp theo thứ tự giảm dần (số ngày làm việc nhỏ nhất sẽ được xếp hạng 1).
- Bước 2: Sau khi nhấn enter ta được kết quả là 1 tức là nhân viên Nguyễn Văn A được xếp hạng 1 với 2 ngày làm việc.
- Bước 3: Để xem kết quả của các ô còn lại, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới cùng của ô chứa kết quả ở trên cho đến khi xuất hiện dấu cộng thì click đúp vào bên dưới là xong.
- Bước 4: Và đây là kết quả:
Như vậy chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm Rank trong Excel và cách sắp xếp danh sách theo thứ tự trong Excel. Nếu thấy bài viết này hữu ích hãy chia sẻ tới bạn bè để mọi người cùng biết nhé! Chúc may mắn!
