Trong thời đại kỹ thuật số, công việc làm việc từ xa nói chung và nhập liệu nói riêng đang nóng hơn bao giờ hết. Thoạt nhìn, bạn có thể tưởng tượng rằng công việc này rất đơn giản và nhàm chán – chỉ cần sao chép dữ liệu từ giấy sang tập tin dữ liệu. Tuy nhiên, công việc nhập dữ liệu không hề dễ dàng. Vậy nhân viên nhập liệu là gì? Hãy cùng tìm hiểu mọi thứ nhé!
Nhân viên nhập liệu làm gì?
Theo tìm hiểu của những người thích giải trí tại liên minh okvip, nhân viên nhập dữ liệu hoặc kế toán nhập dữ liệu như họ được gọi trong ngành là những người giỏi trong việc nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu trong nhiều lĩnh vực khác nhau (Tiếp thị kỹ thuật số, Ứng dụng di động, Dịch vụ khách hàng, …) là những người bị tra tấn. các công ty, doanh nghiệp.
Công việc không hề đơn giản hay nhàm chán, ngược lại, làm nhân viên nhập liệu đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng liên quan để thực hiện tốt công việc. Đặc biệt, vị trí này yêu cầu bạn phải có tính tổ chức và có khả năng tập trung cực cao. Thông tin không chính xác trong cơ sở dữ liệu sẽ gây ra rất nhiều vấn đề sau này.
Công việc của nhân viên nhập dữ liệu là gì?
Công việc của nhân viên nhập dữ liệu đòi hỏi kinh nghiệm đặc biệt và các kỹ năng khác. Vậy nhiệm vụ cụ thể của công việc nhập liệu là gì và quy trình thực hiện như thế nào? Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!
Các bước chính trong nhập liệu
Bước 1: Nhập thông tin liên quan
Sau khi nhận được dãy dữ liệu giấy từ các báo cáo, số liệu có liên quan, nhân viên nhập liệu dựa vào văn bản nguồn này để nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu máy tính, file, biểu mẫu theo quy định.
Thông tin được cung cấp đôi khi không nhất quán và không được hiển thị rõ ràng. Nếu bạn tiếp tục nhập dữ liệu theo cách truyền thống mà còn nhầm lẫn thì công việc nhập liệu sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Vì lý do này, nhân viên nhập liệu đôi khi phải kết hợp, cơ cấu lại thông tin từ tài liệu gốc để đảm bảo dữ liệu nhập vào đáp ứng yêu cầu.
Bước 2: Chuyển công việc cho nhân viên tiếp theo
Sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu ở giai đoạn 1, dữ liệu được chuyển đến nhân viên nhập dữ liệu thứ 2 một cách có hệ thống.
Giai đoạn nhập dữ liệu này đòi hỏi khả năng phân tích và tổ chức, sắp xếp và cấu trúc dữ liệu nhận được. Chúng cũng xử lý các lỗi trong dữ liệu gốc để tiếp tục truyền dữ liệu qua cấu trúc gốc.
Bước 3: So sánh các sai số
Bước cuối cùng trong quy trình nhập dữ liệu được thực hiện bởi nhân viên nhập dữ liệu thứ ba. Ở giai đoạn này, họ có nhiệm vụ so sánh sai sót ở 2 quá trình nhập dữ liệu trước đó. Nếu không có sai sót, công việc của nhân viên nhập liệu hoàn thành và có thể chuyển sang dự án nhập liệu khác.
Ngoài ra, ở bước 3, nhân viên nhập liệu cũng nên kiểm tra dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu nếu cần thiết. Dữ liệu đầu vào ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp.
Vì vậy, nếu không kiểm tra kỹ sẽ dễ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo.
Các hình thức nhập liệu
Có thể nói, công việc của nhân viên nhập liệu tại nơi làm việc rất đa dạng. Dưới đây là ba hình thức đầu vào phổ biến nhất:
- Nhân viên nhập dữ liệu tại nhà: Bạn có thể hoàn thành việc nhập dữ liệu từ nhà của mình. Bạn chỉ cần có laptop và internet ổn định là có thể làm việc và được công ty giám sát từ xa.
- Nhân viên nhập liệu trong công ty: Có thể cho rằng, đây không phải là hình thức nhập liệu quá phổ biến. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy đây là công việc chính thức và muốn gắn bó lâu dài với nó để thăng tiến trong sự nghiệp thì nên nhập dữ liệu tại công ty nhé!
- Kết hợp online và offline: Đây là hình thức nhập liệu rất linh hoạt, phù hợp với những sinh viên muốn tích lũy thêm kinh nghiệm ở công ty và tìm thời gian để học tập, làm việc khác.
Kỹ năng cần có của nhân viên nhập liệu
Nhân viên nhập liệu không chỉ dừng lại ở việc nhập liệu một cách máy móc mà còn cần có những kỹ năng nhất định để phù hợp với công việc này:
Kỹ năng tổ chức
Theo như những người quan tâm okvip tuyển dụng được biết, công việc của nhân viên nhập liệu bao gồm nhập liệu, kiểm tra lỗi và phân phối dữ liệu theo cấu trúc gốc; và cập nhật, xác minh và chỉnh sửa thông tin.
Vì vậy, họ phải có kỹ năng tổ chức cao để sắp xếp từng bước của quy trình một cách suôn sẻ nhất có thể.
Kỹ năng tin học
Ngay từ cái tên, bạn đã biết chắc rằng công việc này yêu cầu bạn phải sử dụng các công cụ xử lý văn bản và bảng tính như MS Office Excel, Word,… Vì vậy, bạn cần phải có những kỹ năng máy tính nhất định để việc nhập liệu ngày càng dễ dàng hơn.
Kĩ năng giao tiếp
Nhân viên nhập liệu không chỉ cần vận hành máy móc mà còn cần có kỹ năng giao tiếp để chia sẻ thông tin với khách hàng. Từ những thông tin nhận được, bạn có thể cập nhật, chỉnh sửa thông tin cho phù hợp.
Khả năng tập trung cao
Công việc nhập liệu liên quan đến rất nhiều loại dữ liệu, thông tin, con số khác nhau. Ngoài ra, công việc lặp đi lặp lại liên tục đòi hỏi sự tập trung rất cao của nhân sự nhập liệu.
Tỉ mỉ và chi tiết
Dữ liệu của doanh nghiệp không hề nhỏ, đôi khi file dữ liệu bao gồm hàng trăm, hàng nghìn mẩu thông tin khác nhau. Để nhập liệu chính xác và chính xác, nhân viên nhập liệu phải kỹ lưỡng và chi tiết trong từng động tác.
Trên đây là tổng hợp thông tin giúp giải đáp nhân viên nhập liệu là gì cùng với kỹ năng cần có của nhân viên nhập liệu. Hi vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích!
