Nếu bạn vẫn còn bối rối về ghi nợ và ghi có trong kế toán và chưa hiểu rõ các nguyên tắc kế toán, hãy đọc bài viết dưới đây. Chúng tôi biên soạn và trình bày một cách dễ hiểu nhất. Nhớ đọc hết bài nhé!
Nợ và có trong kế toán là gì?
Mỗi đối tượng kế toán (mỗi tài khoản kế toán) của một giao dịch xảy ra trong công ty đều có biến tăng giảm. Vì vậy, để thuận tiện cho quá trình theo dõi tăng giảm, mỗi tài khoản kế toán đều có một bên Nợ và một bên Có. Bên Nợ và Bên Có thể hiện sự biến động tăng giảm của từng tài khoản.
Hướng dẫn cách định khoản trong kế toán
Định khoản trong kế toán
Tài khoản kế toán là cách chúng tôi xác định và ghi lại số tiền của một giao dịch kế toán tài chính xuất hiện trong phần ghi nợ và ghi có của các tài khoản kế toán liên quan. Có hai loại mệnh đề: mệnh đề đơn giản và mệnh đề phức tạp.
Tài khoản kế toán đơn giản bao gồm việc lập tài khoản kế toán chỉ liên kết với hai loại tài khoản kế toán tổng hợp. Tài khoản kế toán phức tạp xảy ra khi chúng ta lập tài khoản kế toán liên kết với 3 tài khoản sổ cái tổng hợp trở lên.
Việc hạch toán được thực hiện theo 5 bước:
- Bước 1: Xác định đối tượng kế toán có liên quan (trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh)
- Bước 2: Xác định các tài khoản của đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1
- Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hoặc giảm)
- Bước 4: Xác định tài khoản ghi nợ và tài khoản có
- Bước 5: Xác định số tiền cụ thể cần tiết kiệm trong từng tài khoản
Nguyên tắc định khoản
- Xác định tài khoản nào ghi nợ trước, tài khoản nào ghi có sau
- Giao dịch tăng biến động được ghi nhận một bên/Giao dịch giảm biến động được ghi nhận một bên
- Hạn mức ghi nợ nên được so le với hạn mức tín dụng
- Tổng số tiền bên Nợ = tổng số tiền bên Có
- Số dư có thể là cả nợ và tín dụng.
(Lưu ý: thông thường bên nào biến động tăng sẽ có số dư ở bên đó)
Cách sử dụng tài khoản để tđịnh khoản
Cấu trúc chung của tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán được thiết kế theo mô hình hình chữ T
Bên trái: phía dòng chảy
Bên phải: bên có
Nợ và có trong kế toán chỉ có ý nghĩa về mặt quy định và quy ước chứ không hề có nghĩa là tăng, giảm hay thu nhập, chi phí.
Điều quan trọng là phải phân biệt giữa tài sản và vốn , sau đó bắt đầu thực hiện các phép tính. Vậy khi nào ghi nợ, khi nào ghi có?
- Các tài khoản đầu tiên 1, 2, 6, 9 là TÀI SẢN: Tăng bên Nợ – giảm bên Có
- Tài khoản 3, 4, 5, 7 đầu tiên có tính chất NGUỒN VỐN: Tăng bên Có – giảm bên Nợ
Lưu ý một số tài khoản đặc biệt: Tài khoản 214 (Khấu hao tài sản cố định), Tài khoản 521 (Trích thu nhập): có cấu trúc ngược lại với cấu trúc chung. Tài khoản 214: Tăng bên Có, giảm bên Nợ. Tài khoản 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có.
Ví dụ minh họa
Trong các ví dụ bên dưới, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết về cách xác định bên nào sẽ ghi nợ và bên nào sẽ ghi có. Nhớ đọc kỹ và làm theo nhé!
Ví dụ 1: Khách hàng A thanh toán tiền mặt cho công ty số tiền 20 triệu đồng vào ngày 5/5/2020. Khách hàng A thiếu hàng mua từ tháng 2/2020. Vì vậy, ngày 5/5/2020, khách hàng A đã đến công ty thanh toán. bằng tiền mặt.
Cách giải:
- B1: Giao dịch này ảnh hưởng đến hai đối tượng kế toán: tiền mặt và các khoản phải thu khách hàng. Tiền mặt tăng và các khoản phải thu giảm
- B2: Tiền mặt và các khoản phải thu khách hàng đều là TÀI SẢN. Bởi vì chúng tôi có quyền kiểm soát dòng tiền và chúng tôi kiểm soát các khoản phải thu của khách hàng nên đây là TÀI SẢN.
- B3: Tiền mặt tăng ghi nợ (vì là tài sản) và các khoản phải thu thương mại làm giảm tín dụng (vì là tài sản)
- B4: Nhìn vào hệ thống tròn danh sách 200, Tiền là tài khoản 1111. Phải thu khách hàng là tài khoản 131.
Do đó chúng tôi tính toán số tiền như sau:
- Nợ 1111 (Tiền mặt): 20.000.000
- Có 131 (khoản phải thu của khách hàng): 20.000.000
Ví dụ 2: Số tiền ứng trước cho ông A đi công tác Hà Nội 2 ngày là 15 triệu => Giao dịch này ảnh hưởng đến dòng chữ TRẢ TIỀN VÀ TIỀN MẶT. Như vậy số tiền tạm ứng là tài khoản 141 và tiền mặt là tài khoản 111.
Cách giải:
- B1: Giao dịch này ảnh hưởng đến 2 đối tượng kế toán: Tiền và tạm ứng của ông A Tiền giảm do chi phí và tạm ứng cho ông A tăng (Vì ông A giữ lại số tiền này của Công ty để kiếm tiền 1 Đó là công việc nên Công ty giám sát ông A về khoản tạm ứng này)
- B2: Tiền mặt và các khoản phải thu khách hàng đều là TÀI SẢN. Bởi vì tôi có quyền kiểm soát Tiền mặt và tôi có quyền kiểm soát khoản tạm ứng này nên nó là TÀI SẢN.
- B3: Tiền mặt trả sẽ giảm ở bên có (vì là tài sản) và các khoản tạm ứng sẽ tăng ở bên ghi nợ (vì là tài sản)
- B4: Tra cứu hệ thống vòng tròn danh sách 200, Tiền mặt là tài khoản 1111.
Do đó chúng tôi tính toán số tiền như sau:
- Nợ 141 (Tạm ứng): 15.000.000
- Có 1111 (tiền mặt): 15.000.000
Hy vọng với những kiến thức và ví dụ được Chúng tôi tổng hợp ở trên, các bạn sẽ hiểu rõ hơn về ghi nợ và ghi có trong kế toán và biết cách hạch toán các giao dịch vãng lai một cách chính xác nhất. Nếu bạn thấy nó hữu ích, hãy cân nhắc chia sẻ bài viết này với càng nhiều người càng cần thiết. Chúc các bạn học tốt nguyên lý kế toán!
