Biên tập tài liệu là một trong những kỹ năng mềm quan trọng trong nhiều ngành nghề. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khái niệm soạn thảo văn bản là gì và soạn thảo văn bản như thế nào cho đúng? Hãy theo dõi bài viết sau đây của chúng tôi để hiểu rõ hơn những khái niệm này nhé!
Soạn thảo văn bản là gì?
Để trả lời câu hỏi soạn thảo văn bản là gì? Chúng ta có thể hiểu đây là một trong những kỹ năng tin học văn phòng. Nói một cách đơn giản, nó là một phần mềm ứng dụng cho phép bạn thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn thảo văn bản, bao gồm:
- Gõ( nhập) văn bản
- Sửa đổi
- Trình bày
- Lưu trữ
- In văn bản
Việc soạn thảo tài liệu có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng đối với công việc hành chính, văn phòng thì việc soạn thảo tài liệu chủ yếu sẽ được thực hiện bằng các ứng dụng trên máy tính.
Cách soạn thảo văn bản
Việc xác định thứ tự các bước công việc cần thực hiện khi bắt đầu soạn thảo văn bản trên Word là vô cùng quan trọng. Nếu bạn không làm theo đúng quy trình soạn thảo tài liệu, bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian để định dạng tài liệu sau khi hoàn thành.
Cách soạn thảo tài liệu gồm 7 bước:
- Bước 1 : Đầu tiên bạn cần phải có bàn phím gõ tiếng Việt (Sử dụng Unikey là lựa chọn số 1). Thông thường chúng ta sẽ sử dụng bảng mã Unicode và phương thức nhập Telex vì nó rất phổ biến và có ít lỗi về phông chữ.
- Bước 2 : Mở Microsoft Word và điều chỉnh đơn vị đo. Thông thường văn bản sẽ mặc định là inch, bây giờ chúng ta sẽ chuyển nó sang centimet (cm).
Đây là cách thực hiện:
Thực hiện: Click vào biểu tượng Office => chọn Word Options
Sau đó chọn tab Advanced => kéo xuống phần Display và chọn đơn vị cm => nhấn OK để lưu lại.
- Bước 3: Điều chỉnh khổ giấy!
Bây giờ chúng ta sẽ căn chỉnh văn bản, vào Layout => chọn Custom Margin
Chuyển đến tab Bố cục > phần Thiết lập trang > Chọn Lề > Chọn Lề tùy chỉnh.
Hộp thoại Margins xuất hiện chúng ta căn lề theo “ Tiêu Chuẩn Vàng ” là 2 – 2 – 3 – 2 theo thứ tự Trên (trên) > Dưới (dưới) > Trái (trái) > Phải (phải).
Ngoài ra , bạn cũng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình: Portrait hoặc Landscape .
- Bước 4: Chọn font chữ và cỡ chữ: Font chuẩn là Times new Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14.
Mẹo: Để có một tài liệu đẹp và chuẩn, hãy chọn font chữ phù hợp với hoàn cảnh và nhớ kiểm tra font chữ, cỡ chữ trong đoạn văn để tránh chữ to hay nhỏ.
- Bước 5: Tiếp theo, các bạn tiến hành soạn thảo văn bản. Sau khi soạn thảo văn bản, hãy giãn cách các dòng trong toàn bộ văn bản.
Mẹo: các bạn phải viết đoạn văn ngắn gọn và dễ hiểu nhất, tránh viết dài quá và nhớ coi chừng lỗi chính tả nhé!!
Nhấn Ctrl + A để quét toàn bộ văn bản > Nhấp vào hộp Khoảng cách dòng và đoạn.
Trong hộp Khoảng cách dòng , chọn 1,5 inch .
- Bước 6: Căn đều cả hai mặt của văn bản
- Bước 7: Lưu file và hoàn tất.
Phần mềm soạn thảo văn bản
Phần mềm soạn thảo văn bản là một trong những ứng dụng văn phòng cần phải có, phần mềm này hỗ trợ tạo file văn bản hoặc file pdf xem được trên nhiều thiết bị khác cũng như chia sẻ nội dung số.
Ứng dụng này rất hữu ích cho những người thường xuyên làm công việc liên quan đến tiền bạc, bảng lương và tính toán thu nhập, chi phí. Dưới đây là tổng hợp 5 phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến được nhiều người sử dụng hiện nay.
Microsoft Office
Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng phổ biến bao gồm các tiện ích như Word, Excel, PowerPoint, Outlook… Với giao diện được thiết kế đơn giản nhưng rất thân thiện với người dùng, người dùng hoàn toàn có thể tùy chỉnh để đưa các lệnh thường xuyên sử dụng lên The Quick- khởi chạy thanh công cụ.
Phần mềm OpenOffice
OpenOffice Vietnamese là bộ phần mềm soạn thảo văn bản miễn phí dành cho máy tính của hãng Apache. Đây là một ứng dụng có chức năng tương tự như Microsoft Office vì nó có một loạt công cụ để tạo và xử lý tài liệu, bản trình bày, bảng tính, cơ sở dữ liệu, tạo sơ đồ và công thức toán học .
LaTeX – Texmaker
Texmaker là ứng dụng soạn thảo LaTeX miễn phí hỗ trợ đa nền tảng cho các máy tính chạy hệ điều hành Windows, Linux và Mac. Texmaker được tích hợp nhiều công cụ cần thiết cho việc soạn thảo văn bản, soạn thảo file ở định dạng LaTeX.
AbiWord Portable
AbiWord Portable là một ứng dụng soạn thảo tài liệu văn phòng ở dạng di động. Tuy nhỏ nhưng chức năng của nó không hề thua kém Microsoft Word quen thuộc. AbiWord Portable có thể dễ dàng được sử dụng để tạo tài liệu mới và soạn thảo tài liệu được tạo bằng Microsoft Word.
VnTools
VnTools là ứng dụng vô cùng tiện lợi và chính xác, hỗ trợ chuyển đổi số sang chữ trong bảng tính Excel, Word. Ứng dụng này hỗ trợ 3 bảng mã: Unicode,TCVN3 và VNI.
Với bài viết trên chúng tôi đã giải thích cho các bạn soạn thảo văn bản là gì? Và cách soạn thảo tài liệu một cách chính xác. Đừng quên áp dụng nó trong quá trình học tập và làm việc nhé, chắc chắn nó sẽ rất hữu ích cho bạn đấy. Chúc may mắn!
